Dicas para rastrear e controlar os produtos do estoque da sua empresa

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O gerenciamento preciso do estoque pode aumentar a receita, evitar prejuízos, otimizar processos e excesso de produtos. Para organizar o estoque da sua empresa, a solução mais fácil é usar um programa de software para automatizar os processos.

Um software de gerenciamento de estoque automatiza os processos de gerenciamento de estoque, mantendo registros precisos e atualizados. Ele também reduz o tempo gasto no rastreamento de produtos e oferece insights de dados para melhorar seus resultados financeiros. 

Como fazer o gerenciamento de estoque da sua empresa de forma eficaz?

O gerenciamento de estoque é uma etapa muito importante a ser realizada na maioria das empresas. O gerenciamento de estoque eficaz para empresas pode aumentar os lucros e economizar tempo.

Veja como organizar o estoque da sua empresa com algumas dicas:

Organize as informações do produto e do fornecedor

O primeiro passo para organizar seu estoque é configurar seu estoque e as informações do fornecedor em um sistema confiável e acessível. Algumas empresas usam métodos de rastreamento manual, como planilhas. No entanto, a melhor opção para as empresas é usar um sistema de ponto de venda (POS). As empresas de comércio eletrônico podem usar um sistema de gerenciamento de pedidos.

Esteja você usando um sistema de gerenciamento ou planilhas, você precisará registrar informações específicas do produto e detalhes do fornecedor, incluindo:

  • Nome do Produto
  • Seu código interno
  • Pequena descrição
  • Categoria de produto
  • Custo de atacado
  • Preço normal de varejo 
  • Seu preço de venda
  • Cores ou tamanhos
  • Nome do fornecedor
  • Detalhes de envio: tamanho, peso, embalagem, se aplicável
  • Imagem 

Usar um sistema POS mantém os detalhes do produto organizados e mantém contagens de estoque em tempo real.

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Além das informações específicas do produto, você também precisa rastrear as informações do seu vendedor ou fornecedor. Muitos sistemas de estoque possuem recursos de diretório de fornecedores para salvar informações de contato e permitir que você vincule produtos a um fornecedor ou fornecedores específicos.

Maior precisão com um sistema de gerenciamento para empresas

Mesmo se você estiver comprando seus produtos com precisão, o não recebimento adequado das entregas pode deixar seu negócio vulnerável a perdas devido a erros e furtos. Para receber o estoque corretamente, as empresas devem receber e desempacotar todas as caixas no mesmo espaço, contar cada caixa e comparar os itens recebidos com os pedidos de compra originais.

É especialmente importante garantir que você verifique todos os itens recebidos em relação ao seu pedido de compra. Os fornecedores geralmente incluem uma guia de entrega que lista os itens e as quantidades do pedido. 

Como receber entregas para seu estoque com precisão

Para não acontecer nenhum tipo de erro na hora da entrega de seus pedidos, é necessário seguir alguns passos para a sua entrega ser feita de maneira correta e sem nenhum tipo de erro ou problema, vamos ver:

  • Certifique-se de receber todas as caixas ou outras unidades na entrega.
  • Desembale e veja se estão intactos.
  • Verifique os itens e as contagens em relação ao seu pedido de compra.
  • Se você encontrar erros como itens errados ou ausentes, anote-os em seu pedido de compra e entre em contato com seu fornecedor imediatamente para resolver o problema.
  • Guarde os produtos com etiqueta e finalize a entrega.

Inventário com etiquetas e rótulos

Uma vez que seus produtos estão em seu depósito, mudamos do gerenciamento de estoque, incluindo pedidos e previsões de produtos, para o controle de estoque, que consiste em gerenciar os produtos que você tem fisicamente em mãos.

A etiquetagem e rotulagem de estoque são essenciais para o controle de estoque por dois motivos. Primeiro, as etiquetas de preços e rótulos de produtos exibem o preço de venda de um item aos compradores. Em segundo lugar, as etiquetas dos produtos, principalmente as etiquetas de código de barras, ajudam você a acompanhar de perto o seu estoque e acelerar o processo de checkout.

A utilização de impressoras térmicas para a produção das suas etiquetas que possuem códigos de barras são muito benéficas, fazem com que o processo de checagem seja muito mais rápido, pois a leitura com os coletores de dados já mandam a informação direto para o seu sistema, além de ajustar os níveis de estoque disponíveis e os relatórios de vendas. 

A maioria dos sistemas POS oferece suporte a software de código de barras, incluindo etiquetagem e digitalização, facilitando e otimizando processos que te ajudam com a economia de tempo em cada uma dessas etapas.

Independentemente do tipo de etiqueta que você usa, um bom momento para etiquetar é durante o processo de recebimento. Isso garante que a tarefa não seja esquecida e evita que o estoque sem etiqueta seja arquivado ou exposto para venda.

Depois de impressas, as etiquetas podem ser fixadas diretamente na embalagem do produto ou fixadas em etiquetas penduradas. 

Rastreie o estoque à medida que é vendido

Acompanhar as vendas é uma obrigação para qualquer operação comercial e envolve mais do que apenas contabilizar os totais no final do dia. Um sistema de gerenciamento de estoque sólido registra cada venda em detalhes, incluindo itens vendidos. Um sistema POS agiliza drasticamente esse processo em um sistema de planilha manual, ajustando seus registros de estoque em tempo real com cada transação.

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Um PDV também fornece totais de vendas atualizados. Você não precisa esperar pelo fechamento do dia para saber suas vendas diárias, já que pode executar relatórios a qualquer momento. À medida que os números do seu estoque diminuem com cada venda, alertas de novo pedido ou POs automáticos serão gerados. Isso torna o reordenamento de estoque rápido, fácil e, o mais importante, baseia seus novos pedidos em tendências reais de vendas, não em sua melhor estimativa.

O sistema vincula o gerenciamento a todas as tarefas de vendas. Ele acompanha quantas unidades eu vendo pedido por pedido e me alerta quando estou acabando. Isso me dá paz de espírito. Nunca preciso me preocupar em vender um produto que não tenho em estoque. ”

Faça contagens regulares do inventário físico

As contagens de inventário físico podem ser mundanas e tediosas. No entanto, as contagens físicas podem reduzir drasticamente todos os tipos de problemas de estoque. A maioria das pequenas empresas faz uma contagem total de estoque uma vez por ano para fins fiscais, mas é bom realizar contagens parciais de estoque menores, mesmo se você estiver usando um sistema POS.

Existem algumas formas mais tecnológicas que te ajudam a rastrear e a controlar todos os produtos que entram e saem do seu estoque de uma maneira muito mais rápida, fácil e com menos erros. Comece você também a utilizar esses sistemas, com certeza você vai perceber as vantagens bem rápido.

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